Tätigkeitsprofil

Was können Sie als Chef von Ihrer Assistentin erwarten?

 

Zertifikats-Lehrgang "Qualifizierte Management-Assistentin" (IHK)

Das Arbeitsfeld im klassischen Sekretariat hat sich rasant verändert. Die reinen Organisationsaufgaben treten immer mehr in den Hintergrund, weil sie mit den wachsenden Berufsjahren selbstverständlich geworden sind. Selbständiges, verantwortungsvolles, engagiertes und eigeninitiatives Handeln sind mittlerweile ein unabdingbares "Muss" für die Chef-Assistenz, ebenso wie die Auseinandersetzung mit ökonomischen, soziologischen, personalpolitischen und arbeitsrechtlichen Zusammenhängen.

Die Weiterbildung zur Office-Managerin befasst sich mit den verschiedenen "Instrumenten" und "Techniken" zur optimalen Führung des Sekretariates. Das ist das Fundament.

Als Aufbau zum Fundament liegt in der Weiterbildung zum Zertifikats-Lehrgang mit dem Titel "Qualifizierten Management-Assistentin" (IHK) der besondere Schwerpunkt auf diesen Fachthemen: Allgemeine und Angewandte Psychologie, ABO-Psychologie - Mündliche und schriftliche Kommunikation - Präsentations- und Kommunikationstechniken - Personalmanagement - Arbeitsrecht - Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre - Mitarbeiterführung und Unternehmensorganisation - Marketing und Vertrieb in der Praxis.

Die Lehrgangsteilnehmerinnen erwerben systematisch und zielgerecht diese Fachkompetenzen, die heute zur Führung eines zeitgemäßen professionellen Sekretariates benötigt werden. Neben dem Erwerb der Fachkompetenzen wird auch ein Focus auf die Verbesserung der persönlichen und sozialen Fähigkeiten gesetzt, die eine große Rolle bei einer Top-Assistentin spielt.

Das Lehrgangskonzept trägt diesen Anforderungen Rechnung. Die Lehrgangsunterlagen sind inhaltlich und zeitlich genau abgestimmt, in Anlehnung an das universitäre Curriculum.

Der Zertifikats-Lehrgang zur Qualifizierten Management-Assistentin (IHk) ist mit Bestehen der 3 x 4stündigen schriftlichen Klausuren und dem Erhalt des Zertifikates nach einem Jahr ein weiterer wichtiger Baustein für die fachliche und persönliche Entwicklung der Mitarbeiterinnen aus den Chefetagen.

An dieser Stelle ein Zitat von John Ruskin: Der höchste Lohn für unsere Bemühungen ist nicht das, was wir dafür bekommen, sondern, was wir dadurch werden.

 

Wie sehen die heutigen Chefs im Qualitätsmanagement das Berufsbild "Qualifizierte Management-Assistenz" ?

Auszug aus einer Rede zur Zertifikatsübergabe für zertifizierte Assistentinnen:

"Im 21. Jahrhundert sind Führungskräfte gefragt, die die Kommunikation suchen. Kraft ihrer Persönlichkeit Offenheit und Vertrauen wecken und selbst permanent Anstöße geben. Sie begreifen ihr Unternehmen als lebendigen Organismus, der nur funktionieren kann, wenn sich alle Aggregate gegenseitig beeinflussen.

Im Qualitätsmanagement verabschiedet sich dieser Chef-Typ von der manchmal heute noch vorherrschenden Weisungskultur, die an einer aktiven Mitgestaltung des Betriebsgeschehens durch die einzelnen Mitarbeiter keinerlei Interesse zeigt. Er zerstört die starren Ordnungssysteme, die das Kästchendenken schuf und vertraut auf die Selbstorganisation "mündiger" Mitarbeiter.

80 % aller Probleme und Fragen eines Unternehmens sind "Menschenfragen". Der Rest entfällt auf Technik oder Finanzen.

Der heutige Chef sieht in seinen Mitarbeitern nicht unmündige, unwillige und unfähige Gehaltsempfänger, die mit Druck und Drohungen motiviert werden müssen, sondern Partner, auf deren Intelligenz und Kreativität er angewiesen ist. Er begegnet ihnen mit Achtung und Respekt und kümmert sich auch um ihr Wohlbefinden außerhalb des Betriebes.

Sie sind eher Coach, Dompteur, Sie sind Trainer, Seelsorger und Anreger hoch motivierter Mitarbeiter. Ihre Macht basiert nicht auf der Befugnis zur Beförderung und Entlassung, sondern auf ihre Kompetenz und Persönlichkeit.

Sie, sehr verehrte Vorstandsmitglieder, haben erkannt, dass Sie von Ihrer heutigen Assistentin erwarten können, sie als Lösungsanbieterin und Entscheidungsvorbereiterin nach der Zertifizierung wirkungsvoll bei der operativen Umsetzung der Geschäftspolitik zu unterstützen.

Und Sie haben investiert, weil Sie wissen, dass erst Erziehung und Ausbildung in Verbindung mit umfassender Weiterbildung das wirkliche Kapital unserer Gesellschaft schafft. Weil Sie wissen, dass auch für Ihre Mitarbeiterin ihre Fähigkeiten und ihre Persönlichkeit entscheidend sind, ob sie zur Assistentin avanciert. Dafür danke ich Ihnen.

Liebe Damen, heute ist endlich nach einem Jahr der Tag gekommen, Ihnen zur professionellen personenorientierten Assistentin zu gratulieren. Sie können stolz auf sich sein, vor allen Dingen, weil Sie 60 % der benötigten Fachkompetenz, 10 % der methodisch-didaktischen Kompetenz und 30 % Ihrer persönlichen sowie sozialen Kompetenz erreicht haben.

Sie haben erfahren, wie schwer der Umgang mit Menschen ist, sich von seinem Weg nicht abbringen zu lassen und zu dem zu stehen, was man wie sagt und auch danach zu handeln.
Sie haben erfahren, nur derjenige wird respektiert, der sich auch selbst respektiert.
Ihre Persönlichkeit hat einen Känguruh-Sprung gemacht. Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft und Belastbarkeit sowie Flexibilität bewiesen. Es war sicher oft nicht einfach, das selbständige, intensive Lernen mit Beruf, Familie und Haushalt unter einen Hut zu bringen.

Sie haben Ihre Qualifikationen zertifizieren lassen und dazu gratuliere ich Ihnen.
Danke für die gemeinsame, interessante und fruchtbare Zeit.

Bärbel Wedmann-Tosuner

 

Hinweis für Sie, sehr verehrter Chef:

Die Art und der Umfang der Aufgaben, die Ihre Assistentin übernehmen kann, hängen in hohem Maße ab von Ihrer Position, von Ihrem Fachgebiet und Ihrer Bereitschaft zur Delegation:

  • Beratung des Vorgesetzten
  • Erstellen und Auswerten von Protokollen
  • Selbständiges Korrespondieren
  • Entwerfen von Reden und Referaten
  • Entscheidungsvorbereitung
  • Informationsmanagement
  • Projektmitarbeit oder -leitung
  • Bereichbezogenes Controlling
  • Mitarbeit Qualitätsmanagement
  • Verhandlungen
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
  • Betreuung von Auszubildenden

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Bärbel Wedmann-Tosuner

Buchenweg 3

48161 Münster